RFP w 4 minuty zamiast 2 dni

Proces wygląda w większości obiektów tak samo: zapytanie trafia do sprzedaży, sprzedaż pyta kuchnię o menu, recepcję o wolne pokoje i technika o sprzęt, a potem ktoś składa to w ofertę. Każdy krok czeka na człowieka, a człowiek ma też gości na miejscu, więc zapytanie czeka. Nie dlatego, że nikt nie umie liczyć, tylko dlatego, że liczenie stoi w kolejce za bieżącymi sprawami dnia.

Organizator wysyła to samo zapytanie do kilku hoteli naraz i czyta odpowiedzi w kolejności przyjścia. Pierwsza kompletna oferta ustawia poprzeczkę cenową i zakresową dla całej reszty, każda kolejna jest już tylko porównywana. Hotel, który odpowiada jako trzeci, nie przegrywa jakością sal. Przegrywa miejscem w skrzynce odbiorczej.

Najpierw to, co się powtarza: odczytanie parametrów zapytania, dobranie sali do liczby osób i układu, podpięcie aktualnego menu i cennika noclegów. To kompletowanie, nie decyzja handlowa, więc maszyna robi to szybciej i bez błędów przepisywania. Człowiek wchodzi tam, gdzie zaczyna się handel: rabat za drugi dzień, zmiana układu sali, termin płatności.

Warunkiem jest porządek w danych wejściowych: aktualny cennik sal, menu z dopłatami i kalendarz dostępności, który nie mieszka w głowie jednej osoby. Automatyzacja nie naprawi bałaganu, tylko go przyspieszy, więc hotel z rozjechanymi plikami dostanie szybsze rozjechane oferty. Dobra wiadomość jest taka, że samo zebranie tych danych zwykle skraca ręczną wycenę, zanim jeszcze ruszy jakikolwiek system.

Od zmierzenia, ile dziś mija od zapytania do oferty, i policzenia, ile zapytań gaśnie bez odpowiedzi. Bez tych dwóch liczb nie da się powiedzieć, czy automatyzacja się zwróciła, a dostawca, który nie pyta o nie na pierwszym spotkaniu, sprzedaje system, nie efekt. Warto też spisać standard odpowiedzi: co zawiera kompletna oferta, kto ją wysyła i kto dzwoni, gdy przez dwa dni nie ma odzewu.

Potem szablon zbierający odpowiedzi w jednym miejscu, jedna osoba pilnująca kompletności i zasada, że żadne zapytanie nie czeka do jutra. Szablon zbiera odpowiedzi kuchni, recepcji i techniki w jednym miejscu, właściciel pilnuje kompletności, a zasada wymusza tempo, zanim zapewni je technologia. Obiekt, który odpowiada tego samego dnia, wygrywa część zapytań samą szybkością, zanim organizator zdąży porównać sale.