Obłożenie sal konferencyjnych w październiku 2026: Gdańsk +19 proc., Warszawa −20 proc. według Seerio

Październik jest jednym z najmocniejszych miesięcy dla sal konferencyjnych: firmy zamykają plany roczne, odbywają się szkolenia i kongresy branżowe. Z danych Seerio, które opisał portal e-hotelarz.pl, wynika, że w tym szczycie obłożenie sal wzrosło rok do roku w Gdańsku (o 19 proc.), Krakowie i Wrocławiu. Warszawa straciła około jednej piątej obłożenia w porównaniu z październikiem 2025 roku.

Warszawski wynik powtarza się drugi miesiąc z rzędu, bo wrzesień także był o mniej więcej 20 proc. słabszy niż przed rokiem. Po dziesięciu miesiącach roku najwięcej zyskał Wrocław, gdzie obłożenie było o 15 proc. wyższe niż w tym samym okresie 2025 roku. Źródło nie podaje przyczyn tych różnic, więc nie będziemy ich zgadywać. Do wyciągania wniosków operacyjnych sam kierunek zmian wystarczy.

Dane rynkowe pokazują średnią, a pojedynczy hotel może od niej odbiegać w obie strony. Najpierw porównaj obłożenie własnych sal we wrześniu i październiku z tymi samymi miesiącami 2025 roku. Jeśli spadek wynosi około 20 proc., masz problem rynkowy. Jeśli jest wyraźnie większy, część klientów prawdopodobnie przeszła do konkurencji w mieście. Potem rozbij wynik na segmenty: szkolenia firmowe, konferencje stowarzyszeń, eventy agencyjne. Spadek zwykle koncentruje się w jednym z nich.

Kolejny krok to lejek rezerwacji na pierwszy kwartał 2027 roku: ile jest opcji, ile potwierdzeń i jak zmieniła się średnia liczba uczestników na jednym wydarzeniu. Jeżeli lejek też jest słabszy niż przed rokiem, planu przychodów z MICE na 2027 rok nie warto opierać na tegorocznej dynamice. W takiej sytuacji lepiej działać pakietem dziennym dla delegata, długością okresu opcji i elastycznymi warunkami anulacji niż obniżką ceny wynajmu samej sali.

Gdy sale są pełniejsze niż rok wcześniej, hotel może wybierać zapytania. W praktyce oznacza to krótsze opcje bez wpłaty, minimalny wydatek na gastronomię w najbardziej obleganych terminach i pierwszeństwo dla wydarzeń, które zajmują też pokoje noclegowe. Sala wynajęta z noclegami i kolacją daje hotelowi więcej przychodu niż ta sama sala na jednodniowe szkolenie bez noclegu.

We Wrocławiu wzrost o 15 proc. po dziesięciu miesiącach utrzymuje się przez cały rok, więc można go uwzględnić w cenniku na 2027 rok. W Gdańsku i Krakowie znamy na razie przede wszystkim wynik październikowy. Zanim hotel podniesie stawki za cały rok, warto poczekać na dane listopadowe i porównać je z własnymi zapytaniami.

Dla organizatora te dane przekładają się na siłę w negocjacjach. Kto planuje jesienną konferencję w 2027 roku w Gdańsku, Krakowie lub we Wrocławiu, powinien wcześniej zarezerwować termin i liczyć się z mniejszymi ustępstwami ze strony hotelu. W Warszawie przy dwóch słabszych miesiącach z rzędu łatwiej wynegocjować dłuższą opcję, darmową salę dodatkową na warsztaty albo niższy pakiet dzienny przy gwarantowanej liczbie uczestników.

Przy porównywaniu ofert z różnych miast liczy się koszt całego wydarzenia na uczestnika, czyli sala, gastronomia, nocleg i dojazd. Sama stawka za salę niewiele mówi. Aktualne dane o obłożeniu dają dodatkowy argument w rozmowie z działem sprzedaży hotelu, zwłaszcza przy wydarzeniach planowanych z wyprzedzeniem dłuższym niż pół roku.